Um ERP mal projetado ou implantado, ou que já enfrenta o abandono de alguns módulos, tende a comprometer seriamente a implementação de um APS. É comum que, após o grande esforço e investimento na implantação, o sistema finalmente comece a funcionar, mas os problemas não demoram a surgir, acompanhados de queixas como “O sistema não está funcionando”. Com isso, o ERP rapidamente se transforma em uma fonte de frustração, e os usuários gradualmente abandonam seus módulos.
Cada abandono, seja parcial ou completo, gera novos problemas para os demais usuários, dificultando ainda mais o uso eficiente do sistema.
Mas por que isso acontece? Existem várias explicações plausíveis para esse cenário, e vamos listar algumas delas a seguir:
Uma etapa crucial no processo de implantação é garantir que todas as informações estejam devidamente integradas e que os usuários saibam como manter os módulos funcionando corretamente.
No entanto, isso nem sempre ocorre. À medida que surgem problemas, é comum que planilhas paralelas sejam criadas, o que compromete a eficiência dos processos de outras equipes.
O objetivo é contar com colaboradores capacitados para operar o sistema, conscientes dos problemas gerados pelo uso de planilhas alternativas e das consequências do não uso adequado do ERP.
Erroneamente algumas empresas acreditam que o ERP substituirá todos os outros sistemas, Isso não acontecerá. Por exemplo: a programação da produção é uma tarefa difícil para o ERP tratar, portanto, não é um recurso incorporado a ele. Contudo, existem sistemas que resolvem este problema, como por exemplo sistema de APS.
Se a equipe não utilizar o ERP como ele deve ser utilizado, os resultados nunca serão positivos. Então, ações obrigatórias como: fechar pedidos, cancelar o que deve ser cancelado ou inserir o que precisa ser inserido devem ser feitos, essa mentalidade é crucial para o funcionamento do ERP.
Por mais que possa parecer que essa tarefa de educação será difícil, é importante manter toda equipe cientes de que cada ação deve feita, programas que valorizem a disciplina são boas escolhas, pois, incentivam que os colaboradores participem do sistema da melhor forma.
Muitas implantações não levam em consideração o processo real de forma adequada. Como resultado, a transição para o ERP é concluída de maneira incompleta ou apressada, fazendo com que os usuários utilizem o sistema de forma incorreta.
É fundamental garantir que todas as informações necessárias estejam claramente especificadas, que os fluxos de trabalho reflitam fielmente os processos reais e que, após a execução dos procedimentos, as equipes consigam alcançar os resultados esperados.
Mantenha seu ERP o mais simplificado possível. Muitas informações e abas desnecessárias deixarão as equipes confusas, o que pode criar um colapso do processo ao longo do tempo, o básico é sempre uma boa pedida.
Algo importante é identificar a origem dos erros. Nesses casos, não tenha dúvida, quase 100% são humanos, sem nenhuma ligação com a qualidade do ERP implantado.
O ERP tem o potencial de aumentar significativamente a eficiência de uma empresa, desde que seja implementado de forma adequada, garantindo resultados positivos. No entanto, a mentalidade da equipe responsável é um fator crucial e deve ser trabalhada para que a implantação ocorra de maneira fluida, atendendo integralmente aos processos e, acima de tudo, garantindo a sustentabilidade da aplicação. Quando bem conduzida, a implementação será finalizada e mantida com sucesso.
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